Технология общих почтовых ящиков (Shared mailboxes) в Exchange далеко не нова и насколько я понимаю на сегодняшний день считается даже морально устаревшей, ведь не зря в Exchange 2010 в пользовательский интерфейс консоли управления до сих пор не включена возможность даже создания такого рода ящиков и сделать это можно только с помощью PowerShell. Не смотря на то, что в статье TechNet Library - Understanding Mailbox - Understanding Recipients сказано, что вместо общих ящиков рекомендуется использовать ресурсные ящики (Resource mailboxes) или механизмы совместной работы на SharePoint Server, иногда могут встретиться ситуации в которых использование общих почтовых ящиков является более всё же удобным вариантом.

Рассмотрим основные моменты управления общими почтовыми ящиками и ряд проблем, с которыми можно столкнуться при их использовании на практике. Сразу отмечу что речь пойдёт об использовании общих почтовых ящиков на связке Exchange 2010 SP2 и Outlook 2010 SP1.

Создание Shared Mailbox

При создании общего почтового ящика в домене должна быть создана сервисная учетная запись доменного пользователя к которому этот ящик линкуется, которая должна находиться в выключенном состоянии.

Для того чтобы создать общий почтовый ящик вместе с учетной записью пользователя воспользуемся Exchange Management Shell и командлетом New-Mailbox:

$Password = ConvertTo-SecureString -string "P@ssw0rd123" -asPlainText –Force

 

New-Mailbox -Name 'Shared-MailBox-1' -Shared -Alias 'Shared-MailBox-1' -OrganizationalUnit 'holding.com/Domain Users/Services' -UserPrincipalName 's-Shared-MBX1@holding.com' -SamAccountName 's-Shared-MBX1' -FirstName '' -Initials '' -LastName '' -Password $Password -ResetPasswordOnNextLogon $false -Database 'KOM-AD01-DAG1-DB02'

При этом после создания в указанном контейнере учетная запись доменного пользователя автоматически выключается.

Включение Shared Mailbox

Если нужно создать общий почтовый ящик для уже существующего в домене пользователя воспользуемся командлетом Enable-Mailbox предварительно выключив эту учетную запись, иначе мы получим ошибку создания ящика:

Enable-Mailbox -Identity 'holding.com/Domain Users/Services/s-Shared-MBX2' -Shared -Alias 'Shared-MailBox-2' -Database 'KOM-AD01-DAG1-DB02'

Преобразование Shared Mailbox

Можно сконвертировать имеющийся пользовательский ящик в общий почтовый ящик с помощью командлета Set-Mailbox:

Set-Mailbox 'VPupkin' –Type Shared

Перед началом процесса преобразования нужно помнить что в процессе преобразования доменная учетная запись пользователя к которой прилинкован данный ящик буде автоматически выключена.

Для обратного преобразования общего почтового ящика в обычный пользовательский выполним:

Set-Mailbox 'Shared-Mailbox-1' –Type Regular

При этом учетная запись соответствующего пользователя будет автоматически включена.

Доступ к Shared Mailbox

Для того чтобы несколько пользователей смогли подключаться к общему почтовому ящику и отправлять из него письма необходимо предоставить право полного доступа (Full Access Permission) и право отправки от имени (Send As Permission). Сделать это можно через графическую консоль Exchange Management Console..

… а так же через Exchange Management Shell …

Даём право на полный доступ к общему ящику:

Add-MailboxPermission -Identity 'Shared-MailBox-1' -User 'DOMartur' -AccessRights 'FullAccess'

После этого, можно увидеть изменение значения атрибута msExchDelegateListLink в свойствах учетной записи общего почтового ящика

Для того чтобы дать право отправки от имени выполним:

Add-ADPermission -Identity 'Shared-MailBox-1' -User 'DOMartur' -ExtendedRights 'Send-as'

При этом для пользователя которому даётся право отправки будет изменено значение атрибута msExchDelegateListBL

Подключаем Shared Mailbox пользователям

Если в Outlook 2010 уже имеется настроенное подключение к серверу Exchange 2010 то общий почтовый ящик на который текущему пользователю даны права автоматически появится через несколько минут после перезапуска Outlook.

Если учетных записей подключенных Exchange в Outlook нет, можно воспользоваться механизмом авто-настройки, с одним условием – адрес общего ящика в процессе подключения нужно указать вручную (пароль указывать не нужно)

И если предварительно права доступа к ящику пользователю были предоставлены то он без проблем должен подключиться к общему почтовому ящику.

Дополнительные настройки Outlook

Когда вы начнёте использование общего почтового ящика в Outlook то можете столкнуться с несколькими проблемами:

• При отсылке письма от имени общего почтового ящика оправленное письмо сохраняется в основном почтовом ящике пользователя.
• При удалении письма из общего ящика, удалённое письмо перемещается а папку "Удалённые" в основной почтовый ящик пользователя.
• Нет возможности воспользоваться функцией восстановления удалённых элементов для общего почтового ящика

Для того чтобы решить эти проблемы необходимо выполнить ряд изменений системного реестра Windows на компьютере пользователя. Для решения первых двух проблем на компьютере пользователя необходимо добавить два значения в системный реестр Windows в раздел HKEY_CURRENT_USER

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice14.0OutlookPreferences]
"DelegateSentItemsStyle"=dword:00000001

[HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice14.0OutlookOptionsGeneral]
"DelegateWastebasketStyle"=dword:00000004

Указанные значения будут работать только в том случае если на Outlook 2010 установлены все обновления доступные с WSUS для пакета MS Office 2010.

Если же вы используете RTM версию Outlook и никогда не ставили для него обновлений, то понадобится отдельно установить исправление KB2459115 -  Outlook 2010 hotfix package (outlook-x-none.msp): December 14, 2010. Это исправление входит также в накопительный пакет обновлений KB2479673 -  Office 2010 Cumulative Update for December 2010. Этот CU в свою очередь включён в состав сервис-пака KB2460049 - Office 2010 SP1

В статье KB202517 -  Письма, удаляемые из общего почтового ящика, перемещаются в неверную папку в Outlook говорится о том что ключ для папки "Удаленные" работает в версиях Outlook 2000/2003/2007, но могу сказать что он также точно работает и для Outlook 2010.

Есть так же информация о том что данные ключи работают только если профиль Outlook настроен в режиме кэширования, но я её не проверял, так как все мои клиенты работают в режиме кэширования.

Теперь по третьей проблеме. При попытке доступа к функциям восстановления удалённых элементов в общем почтовом ящике вы можете увидеть, что эта функция в Outlook недоступна (тоже самое касается и дополнительно подключаемых обычных пользовательских почтовых ящиков Exchange)

Есть статья которая описывает эту проблему - KB246153 - Восстановление необратимо удаленных элементов в Outlook, и не смотря на то что в ней описано исправление данной проблемы в старый версиях связки Outlook/Exchange, этот метод работает и для связки Outlook 2010/Exchange 2010. Для решения этой проблемы на компьютере пользователя необходимо добавить значение в системный реестр Windows в раздел HKEY_LOCAL_MACHINE

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_LOCAL_MACHINESOFTWAREMicrosoftExchangeClientOptions]
"DumpsterAlwaysOn"=dword:00000001

Обратите внимание на то что раздел Options в реестре может отсутствовать и поэтому его нужно создать самостоятельно.

Возможно описанные параметра реестра лучше всего будет распространить на клиентские компьютеры с помощью групповых политик.

Shared Mailbox и OWA

Всё что мне удалось найти в Outlook Web App для возможности одновременной работы основного пользовательского ящика с общим почтовым ящиком - это функция подключения только одной папки "Входящие"

После указания имени общего почтового ящика появляется доступ к соответствующей папке

Если же потребуется через OWA получить полноценный доступ к общему почтовому ящику, то его нужно будет открывать с помощью функции "Открыть другой почтовый ящик"

 

Дополнительные источники информации:

• TechNet Forums > Outlook IT Pro Discussions > Can you get DelegateSentItemsStyle to work in Outlook 2010?
• Форумы TechNet > Форумы Объединенные коммуникации > Exchange Server 2010 > exchange 2010 + outlook 2010 = behalf
• Office.com > Outlook > Управление почтой и календарем другого пользователя
• TechNet Library > Managing Mailbox Servers > Managing User Mailboxes > Convert a Mailbox
• Blog AtTheDataCenter - Create a shared mailbox in Microsoft Exchange 2010 and Add to OWA
• Steve Goodman's Exchange Blog - Auto-mapping shared mailboxes in Exchange 2010 SP1 with Outlook 2010 and Outlook 2007